Política de Privacidad y
Tratamiento de Datos Personales
Esta política describe cómo appcadémica recopila, usa, almacena y protege la información personal de estudiantes, docentes, acudientes e instituciones educativas que utilizan nuestra plataforma, en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013.
1. Responsable del Tratamiento
Razón social: appcadémica
Responsable legal: Jaime Vargas
Ciudad: Manizales, Colombia
Correo de privacidad: privacidad@appcademica.com
Sitio web: appcademica.com
Cada institución educativa contratante actúa como Encargada del Tratamiento respecto de los datos de sus propios estudiantes, docentes y acudientes, y es responsable de obtener las autorizaciones correspondientes conforme a la Ley 1581/2012.
2. Datos que Recopilamos
Datos sensibles (protección especial — Art. 5 Ley 1581)
- Información de discapacidad y necesidades educativas especiales (NEE)
- Datos del Plan Individual de Ajustes Razonables (PIAR)
- Grupo étnico y condición de vulnerabilidad socioeconómica
Estos datos solo se tratan con autorización expresa del titular o su representante legal, y únicamente para cumplir las obligaciones del Decreto 1421/2017.
Datos académicos y administrativos
- Nombre completo y documento de identidad
- Fecha de nacimiento y género
- Notas, logros y asistencias
- Historial académico y matrículas
- Datos de contacto del acudiente
- Información de convivencia y observador
- Registros de comunicación interna
- Firma digital del personal docente
3. Ubicación y Alojamiento de los Datos
Infraestructura técnica
- Proveedor: Google Cloud Platform / Firebase
- Región: us-central1 — Council Bluffs, Iowa, Estados Unidos
- Certificaciones: ISO/IEC 27001 · ISO/IEC 27017 · ISO/IEC 27018 · SOC 1 · SOC 2 · SOC 3
- Cifrado: AES-256 en reposo · TLS 1.3 en tránsito
Transferencia internacional de datos
El alojamiento en servidores de Google Cloud en Estados Unidos constituye una transferencia internacional de datos personales conforme al Art. 26 de la Ley 1581/2012. Esta transferencia está autorizada mediante el contrato de Procesamiento de Datos (DPA) suscrito con Google LLC, que incluye las garantías y salvaguardas adecuadas exigidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.
Arquitectura multi-tenant segura: cada institución educativa cuenta con su propia base de datos de Firebase completamente aislada. Es técnicamente imposible que los datos de una IE sean accedidos desde la sesión de otra IE.
4. Cancelación del Servicio y Portabilidad de Datos
Los datos pertenecen a la institución educativa
- Al vencer el contrato, los datos no se eliminan automáticamente
- La IE tiene 90 días calendario para descargar toda su información
- Exportación disponible en formato JSON (estándar abierto, importable en cualquier sistema)
- Incluye: estudiantes, matrículas, notas, boletines, asistencias, PIAR, observador y todos los módulos
Transcurridos los 90 días sin solicitud de extensión, los datos podrán ser eliminados definitivamente previa notificación escrita con 15 días de anticipación al correo registrado de la IE.
5. Copias de Seguridad y Disponibilidad
- Replicación automática multi-zona en tiempo real (Google Cloud Firestore)
- Disponibilidad garantizada del 99.99% (SLA de Google Cloud)
- Backup automático diario del estado de las bases de datos
- Tiempo de recuperación ante incidentes (RTO): máximo 4 horas
- Punto objetivo de recuperación (RPO): máximo 1 hora
- Monitoreo continuo 24/7 de la infraestructura
6. Tiempo de Conservación de la Información
| Tipo de dato | Tiempo de conservación | Base legal |
|---|---|---|
| Registros académicos (notas, boletines) | Mientras dure el contrato + 90 días post-vencimiento | Ley 594/2000 (Archivo General) |
| Datos de matrícula y historial estudiantil | Mínimo 5 años tras finalización del vínculo | Ley 594/2000 |
| Datos PIAR y NEE | Mientras dure el proceso educativo del estudiante | Decreto 1421/2017 |
| Datos del observador y convivencia | 5 años desde la anotación | Ley 1620/2013 |
| Datos de acceso y auditoría (logs) | 12 meses | Buenas prácticas seguridad |
| Datos del personal docente y administrativo | Hasta terminación de la vinculación laboral + 3 años | CST Art. 264 |
7. Proveedores Externos (Sub-procesadores)
appcadémica utiliza los siguientes proveedores externos para prestar el servicio. Todos cuentan con contratos de transmisión de datos (DPA) que garantizan el cumplimiento de la Ley 1581/2012 y estándares equivalentes:
Google Cloud / Firebase
Base de datos (Firestore), autenticación (Auth), almacenamiento de archivos (Storage)
Vercel Inc.
Alojamiento de la aplicación web y red de distribución de contenido (CDN)
Twilio Inc.
Envío de notificaciones institucionales vía WhatsApp Business API
Anthropic, PBC
Procesamiento de consultas al asistente IA y validación de calidad de logros pedagógicos
8. Uso de Inteligencia Artificial
Principio fundamental: la IA no aprende de tus datos
- Anthropic, proveedor de la IA, no utiliza datos enviados a través de la API para entrenar sus modelos (confirmado en su política de privacidad de la API)
- Los prompts enviados al modelo se procesan para generar la respuesta y son descartados; no se almacenan por Anthropic
- Ningún dato identificable de estudiantes, docentes o acudientes queda almacenado en sistemas de inteligencia artificial
Qué información se envía a la IA
- Asistente IA: el texto de la pregunta del usuario + contexto mínimo necesario de la sesión (sin datos personales de terceros)
- Validación de logros: el texto del logro pedagógico redactado por el docente (sin nombres de estudiantes)
- Generación de contenido PEI: parámetros de configuración académica (sin datos personales)
Los datos de menores de edad, datos sensibles (NEE, PIAR, discapacidad) y datos de convivencia nunca se envían a sistemas de IA externos.
9. Protección de Datos de Niños, Niñas y Adolescentes
Protección especial — Art. 7 Ley 1581/2012 · Ley 2489 de 2025
El tratamiento de datos personales de menores de edad requiere autorización expresa del representante legal (padre, madre o acudiente), previo ejercicio del derecho del menor a ser escuchado conforme a su madurez y capacidad de comprensión.
La institución educativa, como Encargada del Tratamiento, es responsable de:
- Obtener y conservar las autorizaciones de representantes legales
- Garantizar que el tratamiento responde al interés superior del menor
- Informar a las familias sobre el uso de la plataforma y los datos que se gestionan
- Reportar cualquier incidente de seguridad que afecte datos de menores
10. Derechos del Titular (ARCOP)
Conforme a los Arts. 8 y 22 de la Ley 1581/2012, los titulares de datos personales tienen los siguientes derechos:
Acceso
Conocer los datos personales que se tienen sobre usted y para qué se usan
Rectificación
Actualizar o corregir datos inexactos, incompletos o desactualizados
Cancelación
Solicitar la eliminación de sus datos cuando no sea necesario conservarlos
Oposición
Oponerse al tratamiento de sus datos para fines específicos
Portabilidad
Recibir sus datos en formato estructurado y legible por máquina (JSON)
Queja ante SIC
Presentar reclamo ante la Superintendencia de Industria y Comercio
Para ejercer cualquiera de estos derechos, envíe su solicitud a privacidad@appcademica.com. Responderemos en un plazo máximo de 10 días hábiles.
11. Contacto y Canal de Privacidad
Para consultas sobre esta política, ejercicio de derechos ARCOP, reporte de incidentes de seguridad o cualquier asunto relacionado con el tratamiento de datos personales:
Correo: privacidad@appcademica.com
Asunto sugerido: "Solicitud ARCOP — [tipo de derecho]" o "Incidente de seguridad"
Plazo de respuesta: 10 días hábiles para derechos ARCOP · 72 horas para incidentes de seguridad
Autoridad de control: Superintendencia de Industria y Comercio (SIC)
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